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En esta página recogemos algunas ideas y recursos para aplicar las 5S al correo electrónico.

Unas premisas básicas

  • El correo electrónico es, en principio, una herramienta "personal", lo que la hace más complicada de gestionar con criterios 5S. Aunque sea ofrecida por la organización, luego a veces es muy complicado separar el personal del profesional.
  • En principio la estructura de organización del correo debería ser lo más parecida posible a la que se haya generado para la documentación.
  • Puede que si se quiere utilizar como "prueba" de ciertas comunicaciones, hiciera falta otro sistema que automatice ese tipo de registros (y no dejarlo a libre elección de que lo haga bien el usuario).
  • De la misma forma cabe considerar la existencia de buzones colectivos (de un área, proceso o una determinada función) a los que puedan acceder diversas personas para no depender de que una persona organice bien el correo.
  • Puede ser interesante disponer de unas "normas básicas 5S de correo electrónico" a modo de "mínimo".
  • Todas las aplicaciones de correo electrónico tienen funcionalidades que pueden ser entendidas como ejemplo de 5S (ver las que se muestran más abajo en esta misa página para Gmail y Outlook).

Gmail


Acciones 5S con el correo en Gmail

  • Uso de etiquetas para ordenar el correo
    • Asignar color a las etiquetas
    • Las etiquetas pueden tener el mismo sentido que las carpetas en otros sistemas de almacenamiento, incluso se pueden anidar etiquetas dentro de otras creando una estructura jerárquica tradicional.
    • Las etiquetas tienen una ventaja respecto a las tradicionales carpetas, y es que un mismo objeto sólo puede estar en una determinada carpeta, sin embargo utilizando las etiquetas, un mismo objeto puede tener asociadas varias etiquetas, apareciendo relacionado a cada una de ellas.
  • Uso de "HashTags" para clasificar tu correo, añadiendo un símbolo especial, por ejemplo "#" y una palabra clave al estilo de Twitter, de manera que cuando realices una búsqueda encuentre todo aquello que contenga tu "#tema". La etiqueta puede figurar en cualquier parte del correo, sea en el "Asunto" (sería lo ideal) o en el cuerpo del mensaje. El uso de este tipo de etiquetado social es muy frecuente en la web 2.0 y permite aprovechar la potencia de los buscadores integrados en tu lector de correo.
  • Filtros automáticos para "correos como este" que hacen que Gmail haga la clasificación por ti: puede asignarle una etiqueta, omitir que pase por la bandeja de entrada y se le asigne la etiqueta que quieras, destacarlo con una estrella, reenviarlo a otra dirección de correo...
  • Uso de estrellas para clasificar el correo.
  • Configurar bandeja de entrada: Principal, Social, Promociones, Notificaciones, Foros.
  • Habilitar vista de conversación.
  • Integración de información "social" de contactos: Rapportive (integración de LinkedIn en Gmail).
  • Opción de "deshacer envío".
  • Uso de firma automatizada.
  • Definir respuestas estándar
  • Uso de etiquetas inteligentes (función experimental, debes activarla en la configuración del correo en la pestaña "Labs"), organiza automáticamente los correos electrónicos entrantes de distribución masiva, de notificación o de foros. Se crean filtros para asignar etiquetas a los mensajes con estas categorías, y los correos de distribución masiva se excluyen de Recibidos de forma predeterminada. Para modificar los valores predeterminados o crear filtros nuevos, ve a Configuración -> Filtros. Puedes informar sobre la clasificación incorrecta de los mensajes desde el menú desplegable Responder.
  • El correo siempre está en la bandeja de entrada, lo que es un horror. Una vez que hayas etiquetado o clasificado o gestionado el correo leído, pulsa el botón "Archivar", desaparecerá de tu bandeja de entrada. Puedes volver a verlo si pulsas en la opción lateral de ver "Todos" y siempre está incluido dentro de las opciones de búsqueda. Cuantos menos correos haya en la bandeja de entrada, más fácil será de gestionar. Archivar no elimina el correo, lo cambia de estado de manera que no aparezca en la bandeja de entrada. ¡Prueba a trabajar con una bandeja de entrada vacía o casi vacía!
  • No caigas en la trampa de que aquellos correos que tienes pendientes marcarlos como no leídos, siempre te dará la sensación de que has dejado algo de leer, y no podrás distinguir lo que realmente tienes sin leer de lo que tienes pendiente. Activa una etiqueta para esos correos que requieren una acción independientemente de la etiqueta que les correspondiera según las 5SDigitales que hayas diseñado.
  • El correo electrónico es un objeto digital guardado en un lugar diferente del resto de archivo digital de tu organización (el que contiene los documentos electrónicos). Si un correo es importante o implica que deba ser guardado, se puede obtener una versión "documento" del mismo que se puede guardar en la carpeta establecida al efecto en el procedimiento 5SDigital. Si el correo que contiene esa información que debes proteger está en una sola cuenta de correo electrónico, sólo quien tenga acceso a ella podrá encontrarlo, para poder compartirlo con otros, hay gente que lo reenvía multiplicando la información a través de los buzones, en su lugar, puedes obtener una versión impresa del mismo en formato digital. Un formato adecuado es hacer una copia del mismo en formato PDF (imprimir el correo como PDF y guardarlo con los criterios de almacenamiento establecidos en el sistema.

Consejos sobre búsquedas

  • Cómo buscar en Gmail (página oficial de ayuda)
  • Operadores de búsqueda
  • Consejos sobre búsqueda avanzada
    • Entre las opciones de la búsqueda avanzada pueden encontrar diferentes formas de mejorar su consulta. Si por ejemplo desean buscar un correo en una carpeta o bandeja en específico, como en la papelera o en la de correos no deseados (spam), pueden seleccionar alguna de las diferentes opciones que se muestran, así como elegir buscar entre mensajes marcados con alguna etiqueta de su preferencia. Si quieren encontrar, por ejemplo, mensajes con archivos adjuntos de gran tamaño, digamos superiores a los 5 MB, entonces pueden marcar la opción de “Contiene archivos adjuntos” y luego especificar el tamaño de dichos archivos.

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  • Además, pueden guardar su búsqueda y asignarle una acción haciendo clic en el enlace de “Crear un filtro con estos criterios de búsqueda” que aparece en la parte inferior de las opciones de la búsqueda avanzada. Enseguida verán las acciones que pueden asignar a todos los correos filtrados (incluyendo los que lleguen en el futuro y coincidan con el criterio), como archivar, marcar como leído, destacar, aplicar una etiqueta (existente o crear una nueva), reenviar a una dirección que elijan, eliminar, marcar como importante, etc. Si desean incluir los mensajes que ya están en su cuenta de Gmail y aparecen como resultados de la búsqueda que realizaron, entonces deben marcar la opción de “Aplicar el filtro también a las # conversaciones que cumplan los criterios.”
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Outlook

Outlook 2010


Outlook.com


Acciones 5S con el correo en Outlook


Cumpliendo la legislación en el email

Las preguntas habituales en nuestras actividades de organización aplicando la metodología #5SDigital al correo electrónico suelen tener que ver con la legalidad, especialmente con aspectos asociados a la LOPD y al Estatuto de los Trabajadores, que es la legislación básica que suele aplicarse en estos casos, y suelen ser las siguientes:
  1. ¿Una cuenta de correo electrónico corporativa asignada a un trabajador es privada?.
  2. La empresa gestiona la cuenta y es quien genera una contraseña a esa cuenta y la configura en cada uno de los puestos, por lo tanto puede acceder a ella.
  3. ¿La empresa puede acceder a los emails de esas cuentas de correo sin pedir permiso?.
  4. ¿Se puede utilizar la cuenta de correo corporativo para un uso privado?.
  5. ¿Se puede utilizar el correo electrónico para enviar información o documentos protegidos por la LOPD (nóminas, partes de baja/enfermedad/accidente/CVs/Perfiles de puesto/Valoraciones de puestos de trabajo/...?.
A continuación procederemos a responder a cada una de las preguntas:
  1. Una cuenta de correo electrónico o de sistema de mensajería o de cualquier red social por definición, si es corporativa, nunca será privada, es propiedad y responsabilidad de la organización y como tal deberá de ser tratada legalmente.
  2. Los administradores de sistemas en las organizaciones deben de disponer de acceso privilegiado a ciertos datos para su gestión, control y seguridad, pero eso no quiere decir que el acceso a los mismos sea libre por parte de los mismos. Alguien tiene que tener la "llave maestra" de la cerradura para poder cambiarla o resetearla si es necesario y el control de acceso a los mismos debe de ser de acuerdo a unas normas como el resto de profesionales en sus respectivos ámbitos.
  3. Esta consulta ha sido realizada a la AGPD (Agencia Española de Protección de Datos) y respondida por su Gabinete Jurídico en el Informe 0247/2008 "Acceso por el empresario al correo electrónico de los trabajadores", También, para una mejor comprensión de la aplicación de la LOPD en la empresa respecto a las relaciones laborales, la Agencia ha editado la Guía "La Protección de Datos en las Relaciones Laborales". En todo caso, realizada la consulta a la AVPD (Agencia Vasca de Protección de Datos) el 10/11/2015, la respuesta es la siguiente: "Se cruza la protección de datos con el derecho del empleador al control del empleado que prevé el estatuto de los trabajadores, que estaba en el 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, y que se ha modificado. El texto actual dice: “Dirección y control de la actividad laboral.1. El trabajador estará obligado a realizar el trabajo convenido bajo la dirección del empresario o persona en quien este delegue. 2. En el cumplimiento de la obligación de trabajar asumida en el contrato, el trabajador debe al empresario la diligencia y la colaboración en el trabajo que marquen las disposiciones legales, los convenios colectivos y las órdenes o instrucciones adoptadas por aquel en el ejercicio regular de sus facultades de dirección y, en su defecto, por los usos y costumbres. En cualquier caso, el trabajador y el empresario se someterán en sus prestaciones recíprocas a las exigencias de la buena fe. 3. El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad.” Así pues, todo lo que tiene que ver con la relación laboral, puede ser controlado. La jurisprudencia (tribunal constitucional) ha desarrollado un concepto muy interesante de “expectativa razonable de privacidad”, lo que supone que el empresario debe respetar aquel espacio que sea razonable esperar que es privado, bien porque se ha dicho expresamente o porque se respeta “de facto”; y al contrario, no puede esperar que el empresario le respete en aquel espacio que claramente está controlado por el empresario (monitorización del correo en el servidor, por ejemplo). No hemos encontrado jurisprudencia sobre cajones, armarios, etc..., pero en la medida en que se dispone de ellos para el uso laboral, estarían sujetos a control, a salvo de aquellos que sean determinados como de uso privado, y que ello sea respetado por la empresa. Por ejemplo, un cajón de la mesa, donde se dejan objetos personales."
  4. En base a los criterios anteriores, debemos entender que los medios que pone la organización a disposición de los trabajadores son para la realización de las obligaciones inherentes a su puesto de trabajo, por lo que no debería de estar permitido un uso del correo electrónico corporativo para funciones ajenas al mismo (uso privado) salvo que haya sido expresamente permitido o que se respete "de facto" como se indica en el apartado anterior. Esto no incluye las comunicaciones que profesionalmente deba realizar por ejemplo con la representación de los trabajadores que evidentemente se desarrolla dentro del ámbito corporativo y estás están expresamente protegidas por la LOPD y por supuesto las realizadas por los representantes sindicales en el uso de sus funciones de representación sindical.
  5. El correo electrónico no es un medio de comunicación seguro salvo que viaje cifrado, por lo tanto, toda comunicación que viaje "en abierto", es decir, no cifrada, o bien en adjuntos sin protección y que deba estar por ley sujeta a la LOPD (ejemplos claros son el envío de nóminas, partes de incidencias, bajas, accidentes, perfiles, CVs, ...) no debe de realizarse por este medio. Para poder utilizar este canal como medio de envío y cumplir con la LOPD, la información debe viajar protegida de alguna manera, bien cifrando el contenido del mensaje de correo, bien protegiendo mediante una contraseña de acceso el documento adjunto para que no pueda ser visualizado directamente.